Fleet management e carta carburante aziendale: l’unione fa la forza

Con l’addio alla scheda carburante e l’introduzione della fattura elettronica, spesa e consumi di gasolio possono essere finalmente controllati attraverso l’uso di strumenti unici e semplici al servizio delle flotte aziendali.

Fattura che arriva, scheda che va

Nel 2019 sono stati introdotti nuovi strumenti di tracciabilità pensati a beneficio dello Stato e della gestione economica aziendale.
Mezzi, in effetti, molto utili come la fatturazione elettronica che, pur avendo destato un po' di preoccupazione iniziale, ha subito incontrato il favore di chi ha saputo apprezzarne le potenzialità. E mezzi come la carta carburante che sostituisce la vecchia scheda carburante.

Il rispetto delle riforme in materia di tracciabilità e di lotta all’evasione fiscale viene richiesto anche ai gestori delle stazioni di rifornimento.

Anche per loro, infatti, vige, l’obbligo di fatturazione elettronica a seguito di rifornimenti verso privati e possessori di partita iva.

La fatturazione elettronica per i rifornimenti di carburante

Obbligatoria dal 1° gennaio 2019, la fattura elettronica deve essere trasmessa in formato XML attraverso un apposito sistema telematico, gratuito o a pagamento a seconda della scelta aziendale. Consegnata poi al sistema di interscambio che ne controlla i dati, la fattura viene restituita al destinatario generando una notifica al mittente.

La spesa carburante non può essere più pagata in contanti, infatti, in sostituzione alla vecchia scheda carburante dal 1° gennaio bisogna usare la carta carburante. Una soluzione pratica che, se abbinata all’estratto conto aziendale permette di rendicontare tutti i rifornimenti effettuati dalla flotta e snellire così anche la procedura per la detrazione dell’iva.

Controllare la spesa carburante con le fuel cards

Le fuel cards, o carte carburante, sono utili e facilmente reperibili perché distribuite dai principali brand del mercato. Esistono diverse tipologie di carte carburante: monomarca, multimarca e universale.

Con la carta carburante monomarca si può fare rifornimento solo presso le stazioni di servizio del brand abbinato. Se, ad esempio, disponi di una fuel card Esso puoi fare rifornimento solo presso i distributori Esso. La fedeltà al brand viene però premiata con sconti e premi.

La carta carburante multimarca, invece, regala la possibilità di fare rifornimento presso più distributori, in quanto abbinata a diversi marchi, ma presenta altri svantaggi. L’acquisto di una carta multimarca, infatti, è vincolato a una procedura lunga e laboriosa, caratterizzata da numerosi documenti da presentare e da verifiche per i requisiti di accesso. Nonostante ciò le carte multimarca sono quelle maggiormente acquistate dai gestori di flotta aziendale.

Altra soluzione è la carta carburante universale che consente di fare rifornimento in qualsiasi stazione di servizio, anche presso le cosiddette pompe bianche, distributori non brandizzati che permettono di acquistare carburante a prezzi ribassati.

Alcune carte carburante (monomarca, multimarca o universale) possono essere collegate al sistema gestionale aziendale ricavando l’opportunità di controllare tutte le spese per il rifornimento accedendo da un solo portale e in tempo reale.

Come ridurre la spesa carburante

Gli strumenti indicati dal Governo permettono di beneficiare di diversi vantaggi, dalla semplificazione delle procedure di trasmissione dei dati all’agevolazione delle operazioni per la detrazione dell’iva.

La gestione quotidiana di una flotta aziendale richiede però anche l’utilizzo di strumenti capaci sia di prevenire i problemi sia di ottimizzare i costi aziendali.

I software di fleet management permettono di svolgere diverse operazioni orientate tutte all’ottimizzazione della spesa aziendale per il rifornimento di carburante.

Con un sistema di controllo come Fleet, ad esempio, potrai:

•  monitorare i chilometri e i tempi di percorrenza dei percorsi effettuati dagli operatori
• analizzare le rotte stradali percorse dagli operatori e ottimizzare la programmazione delle tratte future
• controllare i tempi di percorrenza, lo stato del veicolo, se acceso o spento, e lo stile di guida degli autisti        

Tutte queste operazioni consentiranno di analizzare i consumi effettuati e ottimizzare la spesa futura per l’acquisto del carburante.

Per scoprire quali altri vantaggi può recare Fleet alla tua gestione aziendale compila il form, un tecnico esperto ti contatterà per ascoltare le tue esigenze e analizzare insieme le soluzioni più adatte alla tua flotta aziendale.