Controllare la flotta aziendale tutelando la privacy dei dipendenti

L’esigenza di proteggere la propria flotta aziendale dai furti e dai pericoli della strada spinge gli imprenditori a installare dei sistemi di geolocalizzazione sui propri mezzi aziendali.

Questo preoccupa i lavoratori che rivendicano il loro diritto alla privacy e chiedono maggiore rispetto. 

Ecco come controllare i veicoli aziendali senza danneggiare la privacy dei dipendenti.

Il controllo dei veicoli aziendali

I sistemi di localizzazione mezzi sono progettati per consentire il controllo dei veicoli aziendali al fine di ricavare informazioni utili alla programmazione e all’organizzazione del lavoro da svolgere.

Questi software permettono di visionare i percorsi stradali effettuati dagli autisti consentendo così allo staff logistico di programmare le tappe da compiere nell’arco della settimana o del mese.

Gli innumerevoli e innovativi software di geolocalizzazione presenti sul mercato vengono scelti proprio per i tanti benefici che questi recano all’attività aziendale. La geolocalizzazione, ad esempio, consente di capire (talvolta anche in tempo reale), la posizione geografica del mezzo, funzione anch’essa molto utile in caso di furto del veicolo aziendale.

Se da un lato però il controllo dei veicoli aziendali dona efficienza e protezione all’attività imprenditoriale, dall’altro lato toglie leggerezza e spensieratezza all’attività del lavoratore. I dipendenti non amano sentirsi sotto pressione durante lo svolgimento delle loro operazioni lavorative e se aggiungiamo alla pressione anche il controllo delle azioni e degli spostamenti fatti durante i viaggi ci si rende conto dell’effettivo loro disagio.

Geolocalizzare sì, ma attenzione alla tutela della privacy

Tra gli avvenimenti accaduti negli ultimi anni, se dovessimo evidenziare quelli che hanno maggiormente influenzato l’approccio delle persone al trattamento dei dati personali, non potremmo sicuramente escludere gli scandali e le indagini burocratiche che hanno coinvolto la rete. Anche la più recente indagine di Cambridge Analytica ha evidenziato quanto la rete si approfitta costantemente della voglia di condivisione degli utenti che, inconsciamente, autorizzano il trattamento dei loro dati personali.

La fuoriuscita di queste notizie ha permesso di acquisire una maggiore consapevolezza dell’importanza dei propri dati ed ha consentito alle persone di prestare più attenzione quando autorizzano il trattamento dei dati personali. Ecco allora che anche gli autisti dipendenti di aziende di trasporti sentono il bisogno di tutelarsi dall’uso di software di geolocalizzazione.

L’utilizzo di sistemi di localizzazione gps sui mezzi di una flotta aziendale è previsto e consentito dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori (modificato dall’art. 23 D. Lgs 151/2015), ma i dipendenti sono preoccupati per la loro privacy.

Ma preoccupati da cosa?

Preoccupati dal fatto di sentirsi controllati durante lo svolgimento delle attività lavorative; preoccupati dall’eventualità che i dati memorizzati dal sistema di localizzazione possano finire nelle mani sbagliate, diverse da quelle utili agli scopi aziendali. Preoccupazioni, queste, che hanno spinto il Garante della Privacy a emettere il provvedimento n. 232 in data 18 aprile 2016, a seguito di una specifica richiesta di alcuni operatori del settore logistico.

Privacy by design e privacy by default

Chiamato a rispondere a una richiesta fatta da lavoratori dipendenti impiegati nel settore trasporti, nell’aprile 2016 il Garante della privacy ha emesso il provvedimento n. 232; un atto che si esprime in materia di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro.

Questa disposizione tutela l’attività del lavoratore: il suo operato non deve essere monitorato in maniera continuativa dal titolare, ma solo nei momenti in cui specifici rilevamenti possono rivelarsi utili al datore di lavoro.

Il provvedimento n. 232 conferma quanto indicato nell’art. 25 del GDPR in vigore:

“Il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento. Tale obbligo vale per la quantità dei dati personali raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l'accessibilità. In particolare, dette misure garantiscono che, per impostazione predefinita, non siano resi accessibili dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l'intervento della persona fisica”.

Con l’art. 25 il GDPR introduce due principi che devono essere rispettati già in fase di progettazione dei sistemi di localizzazione. Il principio di “privacy by design” indica l’obbligo del titolare dell’azienda di prevedere misure tecniche e modifiche organizzative al fine di adeguare l’uso del dispositivo di localizzazione al rispetto del diritto di libertà delle persone fisiche. Il principio di “privacy by default” definisce, invece, la necessità di utilizzare, come impostazione predefinita, solo i dati personali necessari del lavoratore. L’obbligo, in questo caso, riguarda la quantità dei dati raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l’accessibilità agli stessi dati.

Controllo flotta aziendale e rispetto privacy del lavoratore: una combinazione possibile

Il datore di lavoro vuole, da una parte, proteggere la sua attività imprenditoriale e i veicoli a sua disposizione e, dall’altra parte, mettere a disposizione dei suoi lavoratori un mezzo dotato della giusta strumentazione capace di segnalare eventuali problemi in caso di danni o incidenti.

Il dipendente, responsabile del mezzo aziendale, accetta di utilizzare dispositivi di geolocalizzazione se conformi alla legge sulla privacy e se utili ad agevolare la sua attività quotidiana.

Entrambe le parti possono essere accontentate scegliendo un software di gestione innovativo e conforme alla legge.

Fleet e le sue funzioni pro sicurezza

Grazie alle funzioni che arricchiscono i piani messi a disposizione dei soggetti interessati, il nostro software di localizzazione mezzi Fleet permette di soddisfare qualsiasi esigenza.

Il piano Geoloc, ad esempio, è il piano che offriamo a chi vuole gestire la propria flotta e conoscere lo stato del motore del veicolo (se acceso o spento) senza danneggiare la privacy e la libertà del dipendente.
Per chi, invece, vuole ricevere alert e supporto dalla centrale operativa in caso di danni al veicolo o incidenti ci sono il piano smart e il piano globe.

Insomma funzioni diverse per esigenze diverse. Compila il form!